Những công việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng

Trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết hơn các công việc cụ thể cần chuẩn bị trước khi chuyển văn phòng. Mời bạn tham khảo nhé:

Xem thêm: 

Cách vượt qua nỗi ám ảnh khi chuyển văn phòng

Những công việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng

1.Những công việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng

Nếu quá trình chuyển văn phòng diễn ra nhanh chóng hiệu quả, tiết kiệm được phổ biến thời gian chính là cách giảm chi phí cho việc thay đổi địa điểm hiệu quả nhất và cũng sở hữu thể nhanh chóng trở lại với công việc khi vừa chuyển sang văn phòng mới. Để được như thế chúng ta cần một bản kế hoạch đầy đủ:

1. Lên kế hoạch chuyển văn phòng

Sau khi đã xác định được địa điểm đặt thuê văn phòng, Để mọi công việc diễn ra thuận lợi bạn cần sở hữu khâu chuẩn bị càng chi tiết càng tốt, việc chuyển văn phòng mới cũng vậy. Chuẩn bị một kế hoạch chi tiết bạn sẽ biết được những công việc cần làm, phân công nhân viên trợ giúp và lường trước những cạnh tranh gặp phải trong giai đoạn chuyển dọn để sở hữu cách xử lý tốt nhất. Mỗi viên chức sở hữu tham gia vào quá trình chuyển văn phòng hay không bạn cũng cần sở hữu phương án từ trước để viên chức chủ động thực hiện.

 Số nội dung bạn phải có trong kế hoạch như:

+ Mẫu mã và trang trí nội thất.
+ Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng.
+ Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu cái liên quan.
+ Di chuyển điện thoại internet.
+ Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)

2. Lên kế hoạch chuyển văn phòng:

Bạn sẽ phải trao đổi và hợp nhất với lãnh đạo chuyển văn phòng vào thời gian nào? 

Chọn thời điểm cuối tuần:

Nên lựa chọn khoảng thời gian cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến công việc, hoặc chuyển vào ngày làm việc thường ngày thì bạn cần sắp xếp sao cho không ảnh hưởng tới việc kinh doanh của đơn vị hoặc có thể để lại bộ phận quan trọng nhất tạm thời hoạt động tại vị trí tạm thời nào trước.

3. Chuẩn bị & sắp xếp vật dụng chuyển dọn

Mặc dù các doanh nghiệp chuyển nhà – chuyển văn phòng sở hữu hỗ trợ về hộp – thùng đựng nhưng để đỡ tốn thời gian nhất bạn vẫn nên Có sự chuẩn bị. Thùng carton là vật dụng không thể thiếu khi bạn sở hữu kế hoạch chuyển văn phòng, 1 vật dụng hiệu quả cho việc sắp xếp đồ đạc để vận chuyển. Bạn cần chuẩn bị số lượng thùng carton đủ cho từng viên chức, phòng ban.

Cách tốt nhất là để từng cá nhân tự sắp xếp đồ dùng tránh bị nhầm lẫn khi vận chuyển. Mỗi trang thiết bị hay các đồ dùng cần vận chuyển bạn cũng nên chuẩn bị thùng carton đóng gói để tránh va đập khi di chuyển.

Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị thêm báo, mút xốp, băng keo để sở hữu thể đóng thùng hộp dễ dàng hơn. Bạn sở hữu thể giao việc này cho phòng nhân sự hoặc phòng lễ tân, nhân viên phòng sẽ chủ động chuẩn bị và phát lại cho các phòng ban theo số lượng cần thiết.

4. Chuẩn bị chi phí cho việc chuyển văn phòng:

Sau khi bạn đã lên được kế hoạch cho việc chuyển văn phòng, dựa vào bản kế hoạch đó bạn hãy xác định khoảng chi phí cần thiết để chuẩn bị trước. Bạn sở hữu thể tham khảo giá từ một số bên dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để dự trù chi phí. Bạn hãy chuẩn bị thêm khoản chi phí Có thể phát sinh để quá trình chuyển dọn diễn ra thuận lợi.

 Chi phí chuyển văn phòng sẽ phụ thuộc các yếu tố:

Loại xe thuê vận chuyển.
Số lượng hàng hóa cần vận chuyển.
Khoảng cách từ điểm đi và điểm đến.
Các dòng phí khác: cầu đường, BOT, gửi xe, vào bãi ….

5. Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ:

Trước và sau khi chuyển, bạn nhớ thông báo và hoàn trả mặt bằng đầy đủ, Có xác nhận của 2 bên để tránh các rắc rối pháp lý sau này nhé.

Với một số lưu ý trên hy vọng có thể giúp ích cho bạn trong việc chuyển văn phòng đến vị trí mới.

Tweet